7 Habits of Highly Effective People

Text-only Preview

7 Habits of Highly Effective People 
Be Proactive, Personal Vision 
Habit 1: 
Proactivity  means  that,  as  human  beings,  we  are  responsible  for  our  own  lives.  Our 
behavior is a function of our decisions, not our conditions. 
There  are  three  central  values  in  life:  the  experiential  (that  which  happens  to  us),  the 
creative (that which we bring into existence), and the attitudinal (our response to difficult 
circumstances). What matters most is how we respond to what we experience in life. 
Proactivity  is  grounded  in  facing  reality  but  also  understanding  we  have  the  power  to 
choose a positive response to our circumstances. 
We need to understand how we focus our time and energy to be effective. The things we 
are concerned about could be described as our "Circle of Concern". There are things we 
can really do something about, that can be described as our "Circle of Influence". When 
we  focus  our  time  and  energy  in  our  Circle  of  Concern,  but  outside  our  Circle  of 
Influence,  we  are  not  being  effective.  However,  we  find  that  being  proactive  helps  us 
expand our Circle of Influence. (Work on things you can do something about.) 
Reactive  people  focus  their  efforts  on  the  Circle  of  Concern,  over  things  they  can't 
control. Their negative energy causes their Circle of Influence to shrink. 
Sometimes  we  make  choices  with  negative  consequences,  called  mistakes.  We  can't 
recall  or  undo  past  mistakes.  The  proactive  approach  to  a  mistake  is  to  acknowledge  it 
instantly, correct and learn from it. Success is the far side of failure. 
At the heart of our Circle of Influence is our ability to make and keep commitments and 
promises.  Our  integrity  in  keeping  commitments  and  the  ability  to  make  commitments 
are the clearest manifestations of proactivity. 
Begin With The End In Mind, Personal Leadership 
Habit 2: 
There  are  three  major  aspects  of  our  personal  and  business  management.  First  is 
leadership ­ what do I/we want to accomplish? Second  is  management  ­ how can I best 
accomplish  it? Third  is productivity ­ doing  it. According to Peter  Drucker  and  Warren 
Bennis, "Management is doing things right; Leadership is doing the right things." 
A  starting  point  in  beginning  with  the  end  in  mind  is  to  develop  a  personal  mission 
statement, philosophy or credo. It will help you focus on what you want to be (character),

do (contributions  and  achievements)  and  on  the  values  and  principles  upon  which  your 
being  and  doing  are  based.  The  personal  mission  statement  gives  us  a  changeless  core 
from which we can deal with external change. 
The principles we base our lives on should be deep, fundamental truths, classic truths, or 
generic  common  denominators.  They  will  become  tightly  interwoven  themes  running 
with exactness, consistency, beauty and strength through the fabric of our lives. 
In  developing  your  personal  mission  statement,  you  can  use  your  creative  ability  to 
imagine  life  milestones  such  as  birthdays,  anniversaries,  retirement  and  funerals.  What 
accomplishments would you like to celebrate? Visualize them in rich detail. 
Put First Things First ­ Principles of Personal Management 
Habit 3: 
“Habit  1  ­  I  am  the  Programmer.  Habit  2  ­  Write  the  Program.  Habit  3  ­  Execute  the 
Habit  3  is  Personal  Management,  the  exercise  of  independent  will  to  create  a  life 
congruent with your values, goals and mission. 
Time  management  is  an  essential  skill  for  personal  management.  The  essence  of  time 
management  is to organize and execute around priorities. Methods of time  management 
have developed  in these stages:  1)  notes and checklists ­ recognizing  multiple  demands 
on  our time;  2)  calendars  and  appointment  books ­  scheduling  events  and  activities;  3) 
prioritizing,  clarifying  values  ­  integrating  our  daily  planning  with  goal  setting  (The 
downside  of  this  approach  is  increasing  efficiency  can  reduce  the  spontaneity  and 
relationships  of  life.);  4)  managing  ourselves  rather  than  managing  time  ­  focusing  in 
preserving  and  enhancing  relationships  and  accomplishing  results,  thus  maintaining  the 
P/PC balance (production versus building production capacity). 
A matrix can be made of the characteristics of activities, classifying them as urgent or not 
urgent, important or not important. 
Quadrant  I  activities  are  urgent  and  important  ­  called  problems  or  crises.  Focusing  on 
Quadrant I results in it getting bigger and bigger until it dominates you. 
Quadrant III activities are urgent and not important, and often misclassified as Quadrant 
Quadrant IV is the escape Quadrant ­ activities that are not urgent and not important. 
Effective  people  stay  out  of  Quadrants  III  and  IV  because  they  aren't  important.  They 
shrink Quadrant I down to size by spending more time in Quadrant II.

Quadrant II activities are important, but not urgent. Working on this Quadrant is the heart 
of personal time management. These are PC activities. 
Quadrant II activities are high impact ­ activities that when done regularly would make a 
tremendous difference in your life. (Including implementing the Seven Habits.) 
Initially,  the  time  for  Quadrant  II  activities  must  come  from  Quadrants  III  and  IV. 
Quadrant I can't be ignored, but should eventually shrink with attention to Quadrant II. 
1)  Prioritize 
2)  Organize Around Priorities 
3)  Discipline yourself 
A critical skill for personal management is delegation. Effectively delegating to others is 
perhaps the single most powerful high­leverage activity there is. Delegation enables you 
to devote your energies to high­level activities in addition to enabling personal growth for 
individuals and organizations. 
There  are  two  types  of  delegation:  Gofer  Delegation  and  Supervision  of  Efforts 
Using  Gofer  Delegation  requires  dictating  not  only  what  to  do,  but  how  to  do  it.  The 
supervisor  then  must  function  as  a  "boss,"  micromanaging  the  progress  of  the 
More effective managers use Stewardship Delegation, which focuses on results instead of 
methods. People are able to choose the method to achieve the results. It takes more time 
up  front,  but  has  greater  benefits.  Stewardship  Delegation  requires  a  clear,  up­front 
mutual understanding of and commitment to expectations in five areas: 
1.  Desired Results ­ Have the person see it, describe it, make a quality statement of 
what the results will look like and by when they will be accomplished. 
2.  Guidelines ­ Identify the parameters within which the  individual  should operate, 
and  what  potential  "failure  paths"  might  be.  Keep  the  responsibility  for  results 
with the person delegated to. 
3.  Resources ­ Identify the resources available to accomplish the required results. 
4.  Accountability ­ Set standards of performance to be used in evaluating the results 
and specific times when reporting and evaluation will take place. 
5.  Consequences ­ Specify what will happen as a result of the evaluation, including 
psychic or financial rewards and penalties. 
Immature  people  can  handle  fewer  results  and  need  more  guidelines  and  more 
accountability  interviews.  Mature  people  can  handle  more  challenging  desired  results 
with fewer guidelines and accountability interviews.

"Treat a man as he is and he will remain as he is. Treat a man as he can and should be and 
he will become as he can and should be." 
Paradigms of Interdependence 
The most important ingredient we put into any relationship is not what we say or do, but 
who we are. 
In  order  to  receive  the  benefits  of  interdependence,  we  need  to  create  and  care  for  the 
relationships that are the source of the benefits. 
The  Emotional  Bank  Account  describes  how  trust  is  built  on  a  relationship.  Positive 
behaviors  are  deposits  building  a  reserve.  Negative  behaviors  are  withdrawals.  A  high 
reserve  balance  results  in  higher  tolerance  for  our  mistakes  and  more  open 
There are six major deposits we can make to the emotional bank account: 
1.  Understanding the individual. An individual's values determine what actions will 
result in a deposit or a withdrawal for that individual. To build a relationship, you 
must learn what is important to the other person and make it as important to you 
as  the  other  person  is  to  you.  Understand  others  deeply  as  individuals  and  then 
treat them in terms of that understanding. 
2.  Attend to the little things, which are the big things in relationships. 
3.  Keep commitments. Breaking a promise is a major withdrawal. 
4.  Clarify expectations. The cause of almost all relationship difficulties is rooted in 
ambiguous,  conflicting  expectations  around  roles  and  goals.  Making  an 
investment of time and effort up front saves time, effort and a major withdrawal 
5.  Show  personal  integrity.  A  lack  of  integrity  can  undermine  almost  any  effort to 
create  a  high  trust  reserve.  Honesty  requires  conforming  our  words  to  reality. 
Integrity requires conforming reality to our words, keeping promises and fulfilling 
expectations.  The  key  to  the  many  is  the  one,  especially  the  one  that  tests  the 
patience  and  good  humor  of  the  many.  How  you  treat the  one  reveals  how  you 
regard the many, because everyone is ultimately a one. 
6.  Apologize sincerely when you make a withdrawal. Sincere apologies are deposits, 
but repeated apologies are interpreted as insincere, resulting in withdrawals. 
Think Win­Win 
Habit 4: 
Win/Win is one of six total philosophies of human interaction. 
1.  Win/Win  ­  People  can  seek  mutual  benefit  in  all  human  interactions.  Principle­ 
based behavior.

2.  Win/Lose ­ The competitive paradigm:  if I win, you lose. The leadership style is 
authoritarian. In relationships, if both people aren't winning, both are losing. 
3.  Lose/Win  ­  The  "Doormat"  paradigm.  The  individual  seeks  strength  from 
popularity based on acceptance. The leadership style is permissiveness. 
4.  Lose/Lose  ­  When  people  become  obsessed  with  making  the  other  person  lose, 
even at their own expense. 
5.  Win  ­  Focusing  solely  on  getting  what  one  wants,  regardless  of  the  needs  of 
6.  Win/Win or No Deal ­ If we can't find a mutually beneficial solution, we agree to 
disagree agreeably ­ no deal. This approach is most realistic at the beginning of a 
business relationship or enterprise.  In a continuing relationship,  it's no  longer  an 
When  relationships  are  paramount,  Win/Win  is  the  only  viable  alternative.  In  a 
competitive  situation  where  building  a  relationship  isn't  important,  Win/Lose  may  be 
appropriate. There are five dimensions of the Win/Win model: Character, Relationships, 
Agreements, Supportive Systems and Processes. 
1.  Character  is  the  foundation  of  Win/Win.  There  must  be  integrity  in  order  to 
establish trust in the relationship and to define a win in terms of personal values. 
2.  Relationships are the  focus on  Win/Win.  Whatever  the orientation of the person 
you  are  dealing  with  (Win/Lose,  etc.),  the  relationship  is  the  key  to  turning  the 
situation around. 
3.  Performance agreements give definition and direction to Win/Win. They shift the 
paradigm  of  production  from  vertical  (Superior  ­  Subordinate)  to  horizontal 
(Partnership/Team). The agreement should  include elements to create a standard 
by which people can measure their own success.
•  Defined results (not methods) ­ what is to be done and when.
•  Guidelines  ­  the  parameters  within  which  the  results  should  be 
•  Resources  ­  human,  financial,  technical  or  organizational  support 
available to accomplish the results.
•  Accountability  ­  the  standards  of  performance  and  time(s)  of 
•  Consequences ­ what will happen as a result of the evaluation. 
4.  The  Reward  System  is  a  key  element  in  the  Win/Win  model.  Talking  Win/Win 
but  rewarding  Win/Lose  results  in  negating  the  Win/Win  paradigm.  If  the 
outstanding  performance  of  a  few  is  rewarded,  the  other  team  members  will  be 
losers.  Instead,  develop  individual  achievable  goals  and  team  objectives  to  be 
Competition has its place against market competitors, last year's performance, or another 
location  or  individual  where  cooperation  and  interdependence  aren't  required,  but 
cooperation  in  the  workplace  is  as  important  to  free  enterprise  as  competition  in  the 
marketplace. The spirit of Win/Win cannot survive in an environment of competition or 
contests. All of the company's systems should be based on the principle of Win/Win. The

Compensation  system  of  the  managers  should  be  based  on  the  productivity  and 
development of their people. The Win/Win process has four steps. 
1.  See the problem from the other point of view, in terms of the needs and concerns 
of the other party. 
2.  Identify the key issues and concerns (not positions) involved. 
3.  Determine what results would make a fully acceptable solution. 
4.  Identify new options to achieve those results. 
Seek First to Understand ­ Then to be Understood 
Habit 5: 
We often prescribe  before  making a proper  diagnosis when communicating.  We  should 
first take the time to deeply understand the problems presented to us. 
Skills of empathic listening must be built on a character that inspires openness and trust 
and high emotional bank accounts. 
Empathic Listening 
When  another  person  is  speaking,  we  usually  "listen"  at  one  of  four  levels:  ignoring, 
pretending, selective listening, or attentive listening. We should be using the fifth, highest 
form of listening ­ empathic listening. 
Empathic  listening  is  listening  with  intent  to  understand  the  other  person's  frame  of 
reference and feelings. You must listen with your ears, your eyes and your heart. 
Diagnose Before You Prescribe 
An  effective  salesperson  seeks  to  understand  the  needs,  concerns  and  situation  of  the 
customer. An amateur sells products, the professional sells solutions. 
Empathic  listening  takes  time,  but  not  as  much  time  as  backing  up  and  correcting 
misunderstandings,  including  living  with  problems  and  the  results  of  not  giving  the 
people you care about psychological air. 
Habit  5  is  powerful  because  it  focuses  on  your  circle  of  influence.  It's  an  inside  out 
approach. You are focusing on building your understanding. You become influenceable, 
which  is  the  key  to  influencing  others.  As  you  appreciate  people  more,  they  will 
appreciate you more. 

Principles of Creative Cooperation 
Habit 6: 
Synergy means the whole is greater than the sum of its parts. 
The essence of synergy is to value differences ­ to respect them, to build on strengths, and 
to  compensate  for  weaknesses.  Synergistic  communication  is  opening  your  mind  and 
heart to new possibilities. It may seem like you are casting aside "beginning with the end 
in mind," but you are actually fulfilling it by clarifying your goals and discovering better 
By  taking  the  time  to  really  build  a  team,  creating  a  high  emotional  bank  account,  the 
group  can  become  very  closely  knit.  The  respect  among  members  can  become  so  high 
that if there is a disagreement, there can be a genuine effort to understand. 
High  trust  leads  to  high  cooperation  and  communication.  The  progression  of 
communication is defensive (win or lose/win), to respectful (compromise), to synergistic 
By  synergistically  creating  a  mission  statement,  it  becomes  engraved  in  the  hearts  and 
minds  of  the  participants.  The  problem  is  that  highly  dependent  people  are  trying  to 
succeed in an interdependent reality. They may talk win/win technique, but they want to 
manipulate others. These insecure people need to mold others to their way of thinking. 
The  person  who  is  truly  effective  has  the  humility  and  reverence  to  recognize  his  own 
perceptual  limitations  and  to  appreciate  the  rich  resources  available  through  interaction 
with the hearts and minds of other human beings. 
Principles of Balanced Self­Renewal 
Habit 7: 
Habit 7 is taking the time to sharpen the saw. You must work proactively (Quadrant II) to 
renew the four dimensions of your nature physical, spiritual, mental and social/economic. 
The Physical Dimension 
The physical dimension  involves caring  for  your physical  body ­ eating the right foods, 
getting enough rest and relaxation, and exercising on a regular basis. 
The Spiritual Dimension 
The spiritual dimension is your center, your commitment to your value system. It draws 
upon the sources that inspire and uplift you and tie you to timeless truths of humanity.

The Mental Dimension 
It's  important keep  your mind  sharp  by reading,  writing, organizing and planning. Read 
broadly and expose yourself to great minds. 
The Social/Emotional Dimension 
Our emotional life is primarily developed out of and manifested in our relationships with 
others.  Renewing  our  social/emotional  dimension  requires  focus  and  exercise  in  our 
interaction with others. 
Self­renewal  must  include  balanced  renewal  in  all  four  dimensions­­physical,  spiritual, 
mental and social/emotional. Neglecting any one area negatively impacts the rest. 
The 7 Habits...and what they'll do to help your group (Summary)
•  Be Proactive ­ Fosters courage to take risks and accept new challenges to achieve 
•  Begin with the End in Mind ­ Brings projects to completion and unites teams and 
organizations under a shared vision, mission, and purpose
•  Put First Things First ­ Promotes getting the most important things done first and 
encourages direct effectiveness
•  Think  Win­Win  ­  Encourages  conflict  resolution  and  helps  individuals  seek 
mutual benefit, increasing group momentum
•  Seek  First  to  Understand,  Then  to  Be  Understood  ­  Helps  people  understand 
problems,  resulting  in  targeted  solutions;  and  promotes  better  communications, 
leading to successful problem­solving
•  Synergize  ­  Ensures  greater  "buy­in"  from  team  members  and  leverages  the 
diversity of individuals to increase levels of success
•  Sharpen  the  Saw  ­  Promotes  continuous  improvements  and  safeguards  against 
"burn­out" and subsequent non­productivity